Modèle de contrat de gestion AlicanteStay

1. Objet du contrat

LE PROPRIÉTAIRE confie à AlicanteStay la gestion commerciale et opérationnelle du bien.

Les services peuvent comprendre, entre autres actions :

• Création, publication et optimisation des annonces.
• Commercialisation du bien.
• Gestion des calendriers et des disponibilités.
• Gestion des réservations.
• Révision et optimisation des tarifs.
• Communication et assistance aux voyageurs.
• Coordination des arrivées et départs.
• Coordination du ménage et de la blanchisserie.
• Gestion et suivi des incidents.
• Coordination de l’entretien et des réparations.
• Gestion des prestataires.
• Suivi économique de l’exploitation.
• Information périodique du propriétaire.
• Organisation de la documentation relative au bien.
• Assistance pour certaines démarches administratives.
• Accès à l’espace privé propriétaire d’AlicanteStay.

AlicanteStay peut utiliser les outils technologiques qu’elle juge appropriés pour assurer la gestion, notamment des systèmes de réservation, des channel managers, des outils d’automatisation, de communication et d’intelligence artificielle.

Le présent contrat ne constitue pas un bail du bien au profit d’AlicanteStay et n’emporte pas transfert de sa propriété ou de sa possession.

2. Notre façon de travailler

AlicanteStay travaille pour et dans l’intérêt du PROPRIÉTAIRE.

Notre principal objectif est de simplifier la gestion du logement et de rechercher le meilleur résultat raisonnablement possible en tenant compte :

• des caractéristiques du bien ;
• de son emplacement ;
• de la demande ;
• de la concurrence ;
• de la saison ;
• des différents canaux de commercialisation ;
• des coûts d’exploitation ;
• des préférences du propriétaire.

La gestion est envisagée comme une collaboration continue.

AlicanteStay s’efforcera de :

• maximiser raisonnablement les revenus et le taux d’occupation ;
• améliorer le positionnement du bien ;
• analyser régulièrement les prix et la demande ;
• identifier de nouveaux canaux de commercialisation ;
• optimiser les annonces et les conditions commerciales ;
• éviter les dépenses inutiles ;
• rechercher des solutions compétitives pour l’entretien et les approvisionnements ;
• tenir le propriétaire informé ;
• proposer des améliorations susceptibles d’accroître la performance du bien.

AlicanteStay ne peut garantir un niveau précis de revenus, de réservations ou d’occupation, ces résultats dépendant également de facteurs externes et de l’évolution du marché.

3. Évaluation périodique du bien

AlicanteStay procédera à une évaluation périodique des résultats du bien, en principe mensuelle.

L’analyse peut porter, entre autres, sur :

• les réservations reçues ;
• le taux d’occupation ;
• le prix moyen ;
• les revenus ;
• la durée des séjours ;
• la performance des différents portails ;
• les périodes de forte et de faible demande ;
• la concurrence ;
• de nouveaux canaux de commercialisation potentiels ;
• les coûts opérationnels ;
• d’éventuelles améliorations du bien.

La stratégie peut être ajustée progressivement en fonction des résultats obtenus.

Chaque bien est géré en tenant compte de ses propres caractéristiques. Un studio, un appartement familial, un logement haut de gamme ou une grande maison peuvent nécessiter des approches complètement différentes.

4. Commercialisation du bien

LE PROPRIÉTAIRE autorise AlicanteStay à commercialiser le bien via les canaux jugés appropriés.

Peuvent notamment être utilisés : Booking.com, Airbnb, Vrbo, Agoda, d’autres plateformes spécialisées, le site web d’AlicanteStay et des systèmes de réservation directe.

AlicanteStay peut analyser et intégrer d’autres canaux nationaux ou internationaux susceptibles de contribuer à l’augmentation des réservations ou à l’amélioration des résultats.

L’objectif est d’assurer la plus large diffusion raisonnablement possible du bien sur les canaux adaptés à ses caractéristiques.

5. Stratégie tarifaire

LE PROPRIÉTAIRE autorise AlicanteStay à gérer et ajuster les tarifs du bien selon des critères commerciaux.

Peuvent notamment être pris en compte :

• la saison ;
• la demande ;
• le taux d’occupation ;
• le jour de la semaine ;
• le délai avant l’arrivée ;
• la durée du séjour ;
• les événements ;
• les prix des biens comparables ;
• les caractéristiques du bien ;
• l’historique des réservations.

Des systèmes de tarification dynamique et des promotions peuvent être utilisés lorsque cela est jugé opportun.

L’objectif est de trouver le meilleur équilibre entre prix, occupation et revenus.

6. Honoraires d’AlicanteStay

Pour ses services de gestion ordinaires, AlicanteStay percevra des honoraires équivalents à :

sur le montant brut de l’hébergement de chaque réservation gérée par AlicanteStay, avant déduction des commissions appliquées par Booking.com, Airbnb ou d’autres canaux de commercialisation.

Sauf accord contraire, ne font pas partie de la base de calcul des 14 % :

• le ménage ;
• la blanchisserie ;
• les cautions ou dépôts ;
• les taxes et redevances ;
• les services extraordinaires ;
• les autres montants facturés séparément au voyageur et ne correspondant pas au prix de l’hébergement.

Les réservations annulées et effectivement remboursées ne généreront pas de commission sur les montants réellement restitués au voyageur.

7. Encaissement direct des réservations

L’un des principes d’AlicanteStay est que LE PROPRIÉTAIRE conserve le contrôle maximal possible sur les revenus générés par son bien.

Par conséquent, sauf indication contraire du propriétaire ou impossibilité technique sur le canal concerné, les plateformes seront configurées pour que les montants des réservations soient versés directement sur le compte indiqué par LE PROPRIÉTAIRE.

Ainsi :

• LE PROPRIÉTAIRE perçoit directement les revenus du bien ;
• AlicanteStay n’a pas besoin de recevoir ces fonds au préalable ;
• les revenus du propriétaire et les honoraires d’AlicanteStay restent clairement distincts ;
• LE PROPRIÉTAIRE bénéficie d’une traçabilité plus simple de son activité.

Lorsqu’une plateforme, une passerelle de paiement ou un autre opérateur impose une autre procédure, AlicanteStay en informera le propriétaire et maintiendra, dans la mesure du possible, le même niveau de transparence.

8. Facturation et paiement d’AlicanteStay

AlicanteStay émettra périodiquement les factures correspondant à ses services.

Sauf délai différent prévu dans les conditions particulières, LE PROPRIÉTAIRE doit régler chaque facture au plus tard dans un délai de :

En cas de facture échue et impayée, AlicanteStay pourra en exiger le paiement.

Si l’impayé persiste après mise en demeure, AlicanteStay pourra suspendre les services non essentiels ou résilier le contrat, sans préjudice des réservations déjà confirmées et des obligations envers les voyageurs.

Les intérêts de retard et autres conséquences du défaut de paiement seront ceux prévus par la législation applicable.

9. Dépenses et documents financiers

Lorsqu’AlicanteStay engage des dépenses relatives au bien, elle s’efforcera de fournir au PROPRIÉTAIRE la facture, le justificatif ou tout document économique correspondant.

Les dépenses peuvent notamment concerner :

• le ménage ;
• la blanchisserie ;
• les réparations ;
• l’entretien ;
• les achats ;
• le remplacement de matériel ;
• les produits ;
• les consommables ;
• les services professionnels ;
• d’autres dépenses liées au bien.

L’objectif est que LE PROPRIÉTAIRE puisse conserver une traçabilité adéquate des revenus et dépenses et disposer des documents nécessaires à sa comptabilité et à ses obligations fiscales.

La déductibilité fiscale éventuelle de chaque dépense dépendra de la situation du propriétaire, de la réglementation fiscale applicable et du respect des conditions correspondantes.

10. Espace propriétaire

AlicanteStay donnera au PROPRIÉTAIRE accès à un espace privé, selon les fonctionnalités disponibles à chaque moment.

Il pourra y consulter progressivement des informations relatives à son bien, notamment :

• le calendrier ;
• les réservations ;
• les prochaines arrivées ;
• le taux d’occupation ;
• les revenus ;
• les dépenses ;
• les honoraires d’AlicanteStay ;
• l’entretien ;
• les achats ;
• les incidents ;
• la documentation ;
• les informations financières ;
• l’évolution des résultats du bien.

Certaines données peuvent apparaître initialement comme provisoires jusqu’à leur confirmation définitive par les plateformes, les banques, les prestataires ou des systèmes externes.

L’objectif de l’espace propriétaire est d’offrir une vision claire et transparente de tout ce qui concerne son bien.

11. Informations financières périodiques

En principe mensuellement, AlicanteStay communiquera au propriétaire des informations sur les résultats économiques du bien. Elles peuvent inclure :

Revenus

• les réservations ;
• d’autres revenus liés au bien.

Dépenses

• les commissions des plateformes ;
• les honoraires d’AlicanteStay ;
• l’entretien ;
• les réparations ;
• les achats ;
• les remplacements ;
• d’autres coûts.

Lorsque LE PROPRIÉTAIRE a reçu directement les revenus des réservations, ce document constitue un rapport financier d’activité et non un relevé de fonds détenus par AlicanteStay.

12. Ménage

Le prix du ménage dépend des caractéristiques de chaque bien.

Un petit studio et une grande maison comportant plusieurs chambres, salles de bains et une forte capacité d’accueil nécessitent objectivement des volumes de travail différents.

Le prix peut dépendre, entre autres, de :

• la surface ;
• le nombre de chambres ;
• le nombre de salles de bains ;
• la capacité d’accueil ;
• les terrasses et espaces extérieurs ;
• les particularités du bien ;
• le temps de travail nécessaire.

À titre de référence initiale, un ménage simple peut coûter à partir d’environ :

Ce montant est purement indicatif et ne constitue pas un tarif fixe.

Chaque fois que cela est commercialement possible, le coût du ménage pourra être inclus dans les montants facturés au voyageur lors de la réservation.

13. Blanchisserie

Le service de blanchisserie dépend de la quantité de linge utilisée pendant chaque séjour.

Son coût est généralement calculé selon le poids ou le volume de linge traité.

À titre purement indicatif :

• séjour d’environ deux personnes : à partir de 25 € environ ;
• séjour familial d’environ quatre personnes, linge de lit et serviettes compris : environ 30 €.

Le coût réel dépend du nombre de voyageurs, des lits utilisés, du type et de la quantité de linge, ainsi que des tarifs en vigueur du prestataire.

14. Kit de bienvenue

AlicanteStay s’efforcera de proposer aux voyageurs un petit kit de bienvenue. Il peut comprendre :

• de l’eau ;
• du café ;
• des produits d’entretien de base ;
• du gel douche ;
• du shampoing ;
• de l’adoucissant ;
• d’autres produits de base.

Son contenu peut varier selon les caractéristiques du bien et les besoins du séjour.

Le coût de ces produits peut être considéré comme une dépense ordinaire d’exploitation du bien.

15. Achats, équipement et remplacements

À la demande du PROPRIÉTAIRE, ou lorsque cela est raisonnablement nécessaire au bon fonctionnement du bien, AlicanteStay peut organiser des achats ou des remplacements. En particulier :

• vaisselle et ustensiles de cuisine ;
• linge de lit ;
• serviettes ;
• oreillers ;
• articles ménagers ;
• produits d’entretien ;
• consommables ;
• petit équipement ;
• articles destinés aux voyageurs.

AlicanteStay s’efforcera de trouver un bon rapport qualité-prix et d’éviter les dépenses inutiles.

Les dépenses engagées pour le compte du propriétaire seront dûment documentées.

16. Inventaire du bien

LE PROPRIÉTAIRE fournira à AlicanteStay un inventaire initial du bien et de ses principaux éléments. Il peut inclure :

• le mobilier ;
• l’électroménager ;
• la vaisselle ;
• le linge ;
• l’équipement ;
• les appareils électroniques ;
• les clés ;
• les télécommandes ;
• les systèmes d’accès ;
• d’autres biens pertinents.

AlicanteStay peut compléter l’inventaire par des photographies, des observations et des mises à jour ultérieures.

17. Entretien et incidents

L’un des objectifs d’AlicanteStay est de maintenir les coûts d’entretien au niveau raisonnablement le plus bas possible.

Dans la mesure du possible, AlicanteStay tentera de résoudre un incident par la solution la plus simple avant de recourir à une intervention plus coûteuse.

Si nécessaire, AlicanteStay peut coordonner des techniciens, professionnels et prestataires.

Les frais ordinaires d’entretien du bien sont à la charge du propriétaire lorsqu’ils ne sont pas imputables à un voyageur, une plateforme, un assureur ou un tiers.

Pour les interventions non urgentes dont le coût dépasse :

AlicanteStay demandera au préalable l’autorisation du propriétaire.

Aucune autorisation préalable n’est requise lorsqu’il est nécessaire d’agir en urgence pour :

• protéger les personnes ;
• éviter un dommage plus important au bien ;
• résoudre une situation empêchant raisonnablement le séjour d’un voyageur ;
• faire face à une urgence.

Dans ces cas, AlicanteStay en informera le propriétaire dans les meilleurs délais.

18. Usage du logement par le propriétaire

LE PROPRIÉTAIRE peut réserver le logement pour son usage personnel, celui de sa famille, de ses amis ou pour toute autre finalité.

Il doit pour cela communiquer à AlicanteStay les dates à bloquer aussi tôt que possible.

Une fois la communication reçue, AlicanteStay bloquera ces dates dans les calendriers de commercialisation.

LE PROPRIÉTAIRE doit tenir compte du fait que les dates faisant déjà l’objet d’une réservation confirmée ne seront pas disponibles pour un usage personnel, sauf si cette réservation peut être annulée selon ses conditions applicables.

19. Réservations déjà confirmées

Les réservations effectuées via Booking.com, Airbnb ou d’autres plateformes sont soumises aux conditions de l’opérateur correspondant.

L’annulation d’une réservation confirmée peut :

• ne pas être autorisée ;
• nécessiter l’intervention de la plateforme ;
• entraîner des pénalités ;
• obliger à reloger ou indemniser le voyageur ;
• affecter le positionnement du bien ;
• générer des coûts ;
• avoir des conséquences sur le compte ou l’annonce.

AlicanteStay ne peut donc garantir l’annulation d’une réservation confirmée à la demande du propriétaire.

Dans des situations exceptionnelles, AlicanteStay entreprendra les démarches raisonnables auprès de l’opérateur concerné.

20. Réservations obtenues directement par le propriétaire

LE PROPRIÉTAIRE peut obtenir des réservations par ses propres moyens, sous réserve de respecter les disponibilités existantes et de les communiquer immédiatement pour intégration au calendrier.

Lorsqu’une réservation obtenue directement par LE PROPRIÉTAIRE ne nécessite pas les services de gestion d’AlicanteStay, la commission ordinaire de 14 % ne s’appliquera pas.

Si LE PROPRIÉTAIRE demande à AlicanteStay de prendre en charge, en tout ou partie, cette réservation — communication avec le voyageur, coordination de l’arrivée et du départ, incidents, ménage ou autres services — les conditions économiques correspondantes pourront être convenues séparément.

21. Calendrier centralisé

Afin d’éviter les doubles réservations, toute location, blocage ou période d’usage personnel du bien doit être reflétée dans le calendrier géré par AlicanteStay.

LE PROPRIÉTAIRE ne doit pas engager directement des dates qui apparaissent déjà comme réservées.

22. Changement de gestionnaire

Lorsque le bien est actuellement géré par une autre entreprise, un autre professionnel ou une autre agence, AlicanteStay peut se charger d’organiser la transition.

L’objectif est de rendre le changement aussi simple que possible et de générer le moins d’effort possible pour le propriétaire.

LE PROPRIÉTAIRE devra fournir les données, accès et documents dont il dispose.

AlicanteStay pourra notamment se charger de :

• recueillir et organiser les informations ;
• examiner les réservations existantes ;
• configurer les calendriers ;
• préparer ou mettre à jour les annonces ;
• configurer les systèmes de gestion ;
• analyser les prix et disponibilités ;
• coordonner les services opérationnels ;
• transférer les données lorsque cela est techniquement possible ;
• organiser le changement de gestionnaire.

AlicanteStay ne sera pas responsable des restrictions imposées par d’anciens gestionnaires, plateformes ou tiers concernant le transfert des comptes, annonces, photographies, avis, réservations ou informations.

23. Licences, autorisations et démarches administratives

Lorsque LE PROPRIÉTAIRE en a besoin, AlicanteStay peut lui apporter son assistance pour les démarches liées au bien. Cela peut inclure :

• les licences ;
• les registres ;
• les inscriptions ;
• les communications administratives ;
• le dépôt de documents ;
• les changements de titularité ou de données ;
• la coordination avec des techniciens ;
• d’autres démarches liées à l’activité.

Lorsqu’une action nécessite l’intervention d’architectes, d’ingénieurs, d’avocats, de conseils administratifs ou d’autres professionnels, AlicanteStay peut aider à coordonner ces services.

Les taxes, honoraires professionnels et autres frais externes sont à la charge du propriétaire.

Les services extraordinaires dépassant le cadre de la gestion ordinaire pourront faire l’objet d’un devis séparé.

24. Enregistrement des voyageurs

AlicanteStay peut aider le propriétaire à remplir ses obligations relatives à l’enregistrement et à la communication des données des voyageurs aux autorités compétentes.

Des logiciels spécialisés et les systèmes officiels correspondants peuvent être utilisés à cette fin.

AlicanteStay peut aider à :

• configurer le système ;
• organiser la collecte des données ;
• intégrer des outils d’enregistrement en ligne ;
• effectuer ou faciliter les transmissions de données nécessaires ;
• résoudre les incidents administratifs liés à la procédure.

Lorsque l’obligation légale incombe au titulaire de l’activité, la responsabilité légale continue d’incomber à cette personne, sans préjudice de l’assistance apportée par AlicanteStay.

25. Assistance aux voyageurs

AlicanteStay gérera la communication courante avec les voyageurs avant, pendant et après leur séjour. Cette assistance peut être assurée via :

• les plateformes de réservation ;
• le téléphone ;
• WhatsApp ;
• le courrier électronique ;
• le site web ;
• des systèmes automatisés ;
• des assistants d’intelligence artificielle.

L’objectif est de répondre rapidement aux demandes, de fournir des informations utiles sur le bien et de traiter efficacement les incidents survenant éventuellement.

26. Technologie et intelligence artificielle

AlicanteStay peut utiliser des solutions technologiques, l’automatisation et l’intelligence artificielle comme outils d’appui à la gestion. Elles peuvent être utilisées pour :

• répondre aux questions fréquentes ;
• fournir des informations sur le bien ;
• classer les incidents ;
• préparer des communications ;
• analyser les réservations ;
• informer le propriétaire ;
• automatiser des tâches administratives.

Les systèmes automatisés ont un caractère auxiliaire.

Les questions nécessitant une décision exceptionnelle, un engagement financier important, une action inhabituelle ou une appréciation humaine seront transmises à une personne responsable.

27. Dommages causés par les voyageurs

Lorsqu’un dommage éventuel causé par un voyageur est constaté, AlicanteStay s’efforcera de :

• documenter l’incident ;
• prendre des photographies et rassembler des preuves ;
• le signaler ;
• engager la procédure de réclamation disponible ;
• faire jouer, le cas échéant, la caution, l’assurance ou les mécanismes de protection des plateformes.

AlicanteStay ne peut garantir l’obtention d’une indemnisation lorsque la décision dépend d’un voyageur, d’une plateforme, d’un assureur ou d’un autre tiers.

28. Responsabilité et limites de la gestion

AlicanteStay répondra envers LE PROPRIÉTAIRE des dommages directs résultant d’une négligence ou d’un manquement directement imputable à AlicanteStay dans la fourniture des services contractés.

AlicanteStay ne répondra pas des faits ou circonstances échappant à son contrôle raisonnable, notamment :

• les actes des voyageurs ;
• les décisions des plateformes de réservation ;
• les défaillances de prestataires externes ;
• les coupures de fournitures ;
• les problèmes de télécommunications ;
• les décisions de la copropriété ;
• les décisions administratives ;
• les cas de force majeure ;
• les dommages antérieurs à la gestion d’AlicanteStay ;
• les vices propres du bien ou de ses installations non causés par AlicanteStay.

Lorsqu’AlicanteStay coordonne des prestataires externes, chacun d’eux conserve la responsabilité de son propre travail, sans préjudice du devoir d’AlicanteStay de procéder à une sélection et une coordination raisonnables.

Les outils automatisés et d’intelligence artificielle utilisés par AlicanteStay sont des systèmes auxiliaires et n’excluent pas la responsabilité légalement applicable à AlicanteStay pour ses propres actes.

Rien dans la présente clause ne limite les responsabilités qui ne peuvent légalement être exclues ou limitées.

29. Obligations du propriétaire

LE PROPRIÉTAIRE s’engage à :

• disposer d’un titre suffisant sur le bien ;
• fournir des informations exactes et à jour ;
• maintenir le bien en bon état ;
• maintenir en état de fonctionnement les fournitures nécessaires ;
• disposer des licences, inscriptions et autorisations légalement requises ;
• maintenir une assurance adéquate ;
• fournir l’inventaire et la documentation pertinente ;
• signaler les circonstances affectant le bien ;
• communiquer à l’avance ses périodes d’usage personnel ;
• assumer les frais propres à sa propriété ;
• fournir raisonnablement les autorisations nécessaires à la gestion.

30. Protection des données et vie privée

Les données personnelles traitées dans le cadre de la gestion seront utilisées exclusivement aux fins nécessaires à la fourniture des services, à la gestion du bien, aux réservations, à l’assistance aux voyageurs, à la facturation et au respect des obligations légales.

AlicanteStay traitera les informations conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.

Les informations détaillées relatives :

• au responsable du traitement ;
• aux finalités ;
• aux bases juridiques ;
• aux destinataires ;
• aux prestataires technologiques ;
• aux durées de conservation ;
• aux droits des personnes concernées

seront communiquées via la Politique de confidentialité correspondante et, le cas échéant, via des accords ou annexes spécifiques de protection des données.

31. Communications

Les parties pourront utiliser comme moyens de communication habituels :

• le courrier électronique ;
• WhatsApp ;
• le téléphone ;
• l’espace propriétaire ;
• d’autres moyens électroniques convenus.

Les communications relatives à la résiliation du contrat, à des modifications économiques importantes ou à des autorisations exceptionnelles devront être effectuées par un moyen permettant d’en conserver la trace.

32. Durée du contrat

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa signature.

Notre intention est que LE PROPRIÉTAIRE continue de collaborer avec AlicanteStay parce qu’il est satisfait de la gestion, de la transparence et des résultats, et non en raison d’un engagement inutilement rigide.

33. Résiliation du contrat

Chacune des parties peut mettre fin à la relation par notification écrite adressée à l’autre partie avec un préavis minimum de :

La résiliation du contrat n’affectera pas :

• les réservations déjà confirmées ;
• les services déjà fournis ;
• les dépenses déjà engagées ;
• les factures en attente ;
• les obligations nées pendant la durée du contrat.

Les deux parties collaboreront pour assurer une transition ordonnée et limiter au maximum les désagréments pour le propriétaire et les voyageurs.

34. Réservations existantes à la fin de la relation

Les réservations confirmées avant la date effective de résiliation devront être honorées.

Les réservations obtenues et gérées par AlicanteStay pendant la durée du contrat continueront de générer les honoraires convenus, même si le séjour a lieu après la notification de résiliation.

Lorsque cela est possible et avec l’accord des deux parties, d’autres modalités pourront être établies pour la gestion des réservations en cours.

35. Modification des conditions

Toute modification substantielle des honoraires d’AlicanteStay ou de l’étendue principale des services devra être communiquée et acceptée par les parties.

Les prix des services fournis par des tiers — ménage, blanchisserie, entretien, techniciens ou prestataires — peuvent varier en fonction de l’évolution de leurs propres coûts.

AlicanteStay s’efforcera d’informer le propriétaire des variations susceptibles d’avoir une incidence importante sur lui.

36. Règlement des différends

La relation entre AlicanteStay et LE PROPRIÉTAIRE repose sur la collaboration et la communication.

En cas de désaccord, les deux parties s’efforceront d’abord de le résoudre par un dialogue direct et de bonne foi.

Le contrat est régi par le droit espagnol.

À défaut de solution amiable, les parties pourront saisir les juridictions légalement compétentes.