Modelo de contrato de gestión AlicanteStay

1. Objeto del contrato

EL PROPIETARIO encarga a AlicanteStay la gestión comercial y operativa del alojamiento.

Los servicios podrán comprender, entre otras actuaciones:

• Creación, publicación y optimización de anuncios.
• Comercialización del alojamiento.
• Gestión de calendarios y disponibilidad.
• Gestión de reservas.
• Revisión y optimización de precios.
• Atención y comunicación con huéspedes.
• Coordinación de entradas y salidas.
• Coordinación de limpieza y lavandería.
• Gestión y seguimiento de incidencias.
• Coordinación de mantenimiento y reparaciones.
• Gestión de proveedores.
• Seguimiento económico de la explotación.
• Información periódica al propietario.
• Organización de documentación relacionada con el alojamiento.
• Apoyo en determinados trámites administrativos.
• Acceso al portal privado de propietarios de AlicanteStay.

AlicanteStay podrá utilizar las herramientas tecnológicas que considere adecuadas para realizar la gestión, incluidos sistemas de reservas, channel managers, herramientas de automatización, comunicación e inteligencia artificial.

El presente contrato no supone el arrendamiento del inmueble a AlicanteStay ni la transmisión de su propiedad o posesión.

2. Nuestra forma de trabajar

AlicanteStay trabaja por y para EL PROPIETARIO.

Nuestro principal objetivo es simplificar la gestión de la vivienda y buscar el mejor rendimiento razonablemente posible teniendo en cuenta:

• Las características del inmueble.
• Su ubicación.
• La demanda.
• La competencia.
• La temporada.
• Los diferentes canales de comercialización.
• Los costes de explotación.
• Las preferencias del propietario.

La gestión se plantea como una colaboración continuada.

AlicanteStay procurará:

• Maximizar razonablemente los ingresos y la ocupación.
• Mejorar el posicionamiento del alojamiento.
• Revisar precios y demanda.
• Identificar nuevos canales de comercialización.
• Optimizar anuncios y condiciones comerciales.
• Evitar costes innecesarios.
• Buscar soluciones competitivas para mantenimiento y suministros.
• Mantener informado al propietario.
• Proponer mejoras cuando puedan contribuir al rendimiento del inmueble.

AlicanteStay no puede garantizar una cifra concreta de ingresos, reservas u ocupación, ya que estos resultados dependen también de factores externos y de la evolución del mercado.

3. Evaluación periódica del alojamiento

AlicanteStay realizará una evaluación periódica de la evolución del alojamiento, normalmente con carácter mensual.

Podrán analizarse, entre otros aspectos:

• Reservas recibidas.
• Ocupación.
• Precio medio.
• Ingresos.
• Duración de las estancias.
• Comportamiento de los distintos portales.
• Periodos de mayor y menor demanda.
• Competencia.
• Nuevos canales de comercialización.
• Costes operativos.
• Posibles mejoras del alojamiento.

La estrategia podrá modificarse progresivamente en función de los resultados obtenidos.

Cada propiedad será gestionada teniendo en cuenta sus propias características. Un estudio, un apartamento familiar, una vivienda premium o una casa de gran capacidad pueden requerir estrategias completamente diferentes.

4. Comercialización del alojamiento

EL PROPIETARIO autoriza a AlicanteStay a comercializar el alojamiento mediante aquellos canales que se consideren adecuados.

Podrán utilizarse, entre otros: Booking.com, Airbnb, Vrbo, Agoda, otros portales especializados, la web de AlicanteStay y sistemas de reserva directa.

AlicanteStay podrá analizar e incorporar nuevos canales nacionales o internacionales cuando considere que pueden contribuir a incrementar las reservas o mejorar los resultados.

El objetivo será obtener la mayor difusión razonablemente posible entre aquellos canales que resulten adecuados para las características concretas del alojamiento.

5. Estrategia de precios

EL PROPIETARIO autoriza a AlicanteStay a gestionar y adaptar los precios del alojamiento de acuerdo con criterios comerciales.

Entre otros factores podrán considerarse:

• Temporada.
• Demanda.
• Ocupación.
• Día de la semana.
• Antelación de la reserva.
• Duración de la estancia.
• Eventos.
• Precios de alojamientos comparables.
• Características del inmueble.
• Comportamiento histórico de las reservas.

Podrán utilizarse sistemas de precios dinámicos y promociones cuando se considere conveniente.

El objetivo será buscar el equilibrio más adecuado entre precio, ocupación e ingresos.

6. Honorarios de AlicanteStay

Por los servicios ordinarios de gestión, AlicanteStay percibirá unos honorarios equivalentes al:

sobre el importe bruto correspondiente al alojamiento de cada reserva gestionada, antes de descontar las comisiones aplicadas por Booking.com, Airbnb u otros canales de comercialización.

No formarán parte de la base de cálculo del 14%, salvo pacto diferente:

• Limpieza.
• Lavandería.
• Fianzas o depósitos.
• Tasas e impuestos.
• Servicios extraordinarios.
• Otros conceptos cobrados separadamente al huésped que no correspondan al precio del alojamiento.

Las reservas canceladas y efectivamente reembolsadas no generarán comisión sobre las cantidades finalmente devueltas al huésped.

7. Cobro directo de las reservas

Uno de los principios de AlicanteStay es que EL PROPIETARIO tenga el máximo control posible sobre los ingresos generados por su inmueble.

Por ello, salvo indicación contraria del propietario o imposibilidad técnica del correspondiente canal, las plataformas se configurarán para que los importes de las reservas sean abonados directamente en la cuenta indicada por EL PROPIETARIO.

De este modo:

• EL PROPIETARIO recibe directamente los ingresos del alojamiento.
• AlicanteStay no necesita recibir previamente esos fondos.
• Los ingresos del propietario y los honorarios de AlicanteStay permanecen claramente diferenciados.
• EL PROPIETARIO dispone de una trazabilidad más sencilla sobre su actividad.

Cuando alguna plataforma, pasarela de pago o sistema exija utilizar otro procedimiento, AlicanteStay informará al propietario y mantendrá, en la medida de lo posible, el mismo criterio de transparencia.

8. Facturación y pago de AlicanteStay

AlicanteStay emitirá periódicamente las facturas correspondientes a sus servicios.

Salvo que en las condiciones particulares se establezca otro plazo, las facturas deberán ser abonadas por EL PROPIETARIO en un plazo máximo de:

Cuando exista una factura vencida y no abonada, AlicanteStay podrá requerir su pago.

Si el incumplimiento persiste después del requerimiento, AlicanteStay podrá suspender servicios no esenciales o resolver el contrato, sin perjuicio de las reservas ya confirmadas y de las obligaciones que deban atenderse frente a huéspedes.

Los intereses de demora y demás consecuencias del impago serán los que correspondan conforme a la normativa aplicable.

9. Gastos y documentación económica

Cuando AlicanteStay gestione gastos relacionados con el alojamiento, procurará facilitar a EL PROPIETARIO la correspondiente factura, justificante o documentación económica disponible.

Entre otros, podrán existir gastos correspondientes a:

• Limpieza.
• Lavandería.
• Reparaciones.
• Mantenimiento.
• Compras.
• Reposición de menaje.
• Productos.
• Consumibles.
• Servicios profesionales.
• Otros gastos vinculados al inmueble.

El objetivo es que EL PROPIETARIO pueda conservar una adecuada trazabilidad de ingresos y gastos y disponer de la documentación necesaria para su contabilidad y obligaciones fiscales.

La posible deducibilidad fiscal de cada gasto dependerá de las circunstancias del propietario, de la normativa tributaria aplicable y del cumplimiento de los correspondientes requisitos fiscales.

10. Portal del propietario

AlicanteStay pondrá a disposición de EL PROPIETARIO un portal privado, conforme a las funcionalidades disponibles en cada momento.

A través de él podrá consultar progresivamente información relacionada con su alojamiento, entre ella:

• Calendario.
• Reservas.
• Próximas llegadas.
• Ocupación.
• Ingresos.
• Gastos.
• Honorarios de AlicanteStay.
• Mantenimiento.
• Compras.
• Incidencias.
• Documentación.
• Información económica.
• Evolución del alojamiento.

Determinada información podrá aparecer inicialmente como provisional hasta que haya sido confirmada por plataformas, bancos, proveedores o sistemas externos.

El objetivo del portal es proporcionar al propietario una visión clara y transparente de lo que sucede en su propiedad.

11. Información económica periódica

AlicanteStay facilitará al propietario, normalmente con carácter mensual, información sobre la evolución económica del alojamiento. Podrá incluir:

Ingresos

• Reservas.
• Otros ingresos relacionados con el alojamiento.

Gastos

• Comisiones de plataformas.
• Honorarios de AlicanteStay.
• Mantenimiento.
• Reparaciones.
• Compras.
• Reposiciones.
• Otros costes.

Cuando EL PROPIETARIO haya recibido directamente los ingresos de las reservas, esta información tendrá naturaleza de resumen económico de actividad y no de liquidación de fondos retenidos por AlicanteStay.

12. Limpieza

El precio de la limpieza dependerá de las características de cada alojamiento.

No tiene las mismas necesidades un estudio que una vivienda de gran superficie con varios dormitorios, baños y elevada capacidad.

El precio podrá depender, entre otros factores, de:

• Superficie.
• Dormitorios.
• Baños.
• Capacidad.
• Terrazas y exteriores.
• Características particulares.
• Tiempo de trabajo necesario.

Como referencia inicial, una limpieza sencilla puede partir aproximadamente de:

Esta cantidad es únicamente orientativa y no constituye una tarifa cerrada.

Siempre que las condiciones comerciales lo permitan, el coste de la limpieza podrá incorporarse a los conceptos abonados por el huésped en la reserva.

13. Lavandería

El servicio de lavandería dependerá de la cantidad de ropa utilizada en cada estancia.

Habitualmente su coste se calcula atendiendo al peso o volumen de ropa procesada.

Como referencias exclusivamente orientativas:

• Estancia de aproximadamente dos personas: desde unos 25 €.
• Estancia familiar de unas cuatro personas con ropa de cama y toallas: aproximadamente 30 €.

El coste real dependerá del número de huéspedes, camas utilizadas, cantidad y tipo de ropa y tarifas vigentes del proveedor.

14. Pack de bienvenida

AlicanteStay procurará ofrecer a los huéspedes un pequeño pack de bienvenida. Su contenido podrá incluir:

• Agua.
• Café.
• Productos básicos de limpieza.
• Gel.
• Champú.
• Suavizante.
• Otros productos básicos.

El contenido podrá variar según las características de cada alojamiento y las necesidades de la estancia.

Estos productos podrán tener la consideración de gastos ordinarios de explotación del alojamiento.

15. Compras, menaje y reposiciones

AlicanteStay podrá encargarse, cuando EL PROPIETARIO lo solicite o resulte conveniente para el funcionamiento del alojamiento, de gestionar compras o reposiciones. Entre otras:

• Menaje.
• Ropa de cama.
• Toallas.
• Almohadas.
• Utensilios de cocina.
• Productos de limpieza.
• Consumibles.
• Pequeño equipamiento.
• Artículos destinados a huéspedes.

AlicanteStay procurará obtener una relación adecuada entre calidad y precio y evitar gastos innecesarios.

Los gastos realizados por cuenta del propietario serán debidamente documentados.

16. Inventario del alojamiento

EL PROPIETARIO facilitará a AlicanteStay un inventario inicial del inmueble y de sus principales elementos. Podrá incluir:

• Mobiliario.
• Electrodomésticos.
• Menaje.
• Textiles.
• Equipamiento.
• Aparatos electrónicos.
• Llaves.
• Mandos.
• Sistemas de acceso.
• Otros bienes relevantes.

AlicanteStay podrá complementar el inventario con fotografías, observaciones y posteriores actualizaciones.

17. Mantenimiento e incidencias

Uno de los objetivos de AlicanteStay es mantener los costes de mantenimiento tan contenidos como razonablemente sea posible.

Siempre que resulte viable, se intentará solucionar una incidencia mediante la alternativa más sencilla antes de contratar actuaciones más costosas.

Cuando sea necesario, AlicanteStay podrá coordinar técnicos, profesionales y proveedores.

Los gastos ordinarios de conservación de la propiedad corresponderán al propietario cuando no sean imputables a huéspedes, plataformas, aseguradoras o terceros.

Para actuaciones no urgentes cuyo coste supere:

AlicanteStay solicitará previamente autorización al propietario.

No será necesaria autorización previa cuando resulte necesario actuar urgentemente para:

• Proteger a las personas.
• Evitar daños mayores al inmueble.
• Resolver una situación que impida razonablemente la estancia de un huésped.
• Atender una emergencia.

En esos casos se informará al propietario a la mayor brevedad posible.

18. Uso de la vivienda por el propietario

EL PROPIETARIO podrá reservar la vivienda para su propio uso, familiares, amigos o cualquier otra finalidad que considere.

Para ello deberá comunicar a AlicanteStay las fechas que desea bloquear con la mayor antelación posible.

Una vez recibida la comunicación, AlicanteStay bloqueará esas fechas en los calendarios de comercialización.

EL PROPIETARIO deberá tener en cuenta que las fechas para las que ya exista una reserva confirmada no estarán disponibles para su uso personal salvo que dicha reserva pueda cancelarse conforme a las condiciones correspondientes.

19. Reservas ya confirmadas

Las reservas formalizadas mediante Booking.com, Airbnb u otras plataformas se encuentran sometidas a las condiciones de cada operador.

La cancelación de una reserva confirmada puede:

• No estar permitida.
• Requerir intervención del portal.
• Generar penalizaciones.
• Obligar a realojar o compensar al huésped.
• Afectar al posicionamiento del alojamiento.
• Generar costes.
• Tener consecuencias sobre la cuenta o anuncio.

Por ello, AlicanteStay no puede garantizar la cancelación de una reserva confirmada a petición del propietario.

Cuando exista una situación excepcional, AlicanteStay realizará las gestiones razonables ante el correspondiente operador.

20. Reservas realizadas directamente por el propietario

EL PROPIETARIO podrá obtener reservas por sus propios medios siempre que respete la disponibilidad existente y las comunique inmediatamente para incorporarlas al calendario.

Cuando una reserva obtenida directamente por EL PROPIETARIO no requiera servicios de gestión de AlicanteStay, no generará la comisión ordinaria del 14%.

Cuando EL PROPIETARIO solicite que AlicanteStay se encargue de la gestión total o parcial de dicha reserva —atención al huésped, coordinación de entrada y salida, incidencias, limpieza u otros servicios— las condiciones económicas correspondientes podrán acordarse separadamente.

21. Centralización del calendario

Para evitar dobles reservas, toda contratación, bloqueo o uso personal del alojamiento deberá reflejarse en el calendario gestionado por AlicanteStay.

EL PROPIETARIO no deberá comprometer directamente fechas que ya aparezcan reservadas.

22. Migración desde otro gestor

Cuando el alojamiento esté siendo gestionado por otra empresa, profesional o agencia, AlicanteStay podrá encargarse de organizar la transición.

El objetivo será que el cambio resulte lo más sencillo posible y genere el menor trabajo posible al propietario.

EL PROPIETARIO deberá facilitar los datos, accesos y documentación de los que disponga.

AlicanteStay podrá encargarse, entre otras actuaciones, de:

• Recopilar y organizar información.
• Revisar reservas existentes.
• Configurar calendarios.
• Preparar o actualizar anuncios.
• Configurar sistemas de gestión.
• Revisar precios y disponibilidad.
• Coordinar servicios operativos.
• Migrar datos cuando sea técnicamente posible.
• Organizar el cambio de gestor.

AlicanteStay no será responsable de las limitaciones impuestas por anteriores gestores, plataformas o terceros respecto de la transferencia de cuentas, anuncios, fotografías, reseñas, reservas o información.

23. Licencias, permisos y gestiones administrativas

Cuando EL PROPIETARIO lo necesite, AlicanteStay podrá prestarle asistencia para la realización de trámites relacionados con el alojamiento. Podrán incluir:

• Licencias.
• Registros.
• Inscripciones.
• Comunicaciones administrativas.
• Presentación de documentación.
• Cambios de titularidad o datos.
• Coordinación con técnicos.
• Otros trámites relacionados con la actividad.

Cuando una actuación requiera la intervención de arquitectos, ingenieros, abogados, gestores u otros profesionales, AlicanteStay podrá ayudar a coordinar dichos servicios.

Las tasas, honorarios profesionales y gastos externos serán por cuenta del propietario.

Los servicios extraordinarios que excedan de la gestión ordinaria podrán presupuestarse separadamente.

24. Registro de huéspedes

AlicanteStay podrá ayudar al propietario con las obligaciones relacionadas con el registro y comunicación de huéspedes ante las autoridades competentes.

Podrá utilizarse para ello software especializado y los sistemas oficiales que correspondan.

AlicanteStay podrá ayudar a:

• Configurar el sistema.
• Organizar la recopilación de datos.
• Integrar herramientas de check-in.
• Realizar o facilitar las comunicaciones correspondientes.
• Solucionar incidencias administrativas relacionadas con el procedimiento.

Cuando la obligación legal corresponda al titular de la actividad, su responsabilidad legal continuará correspondiendo a dicho titular, sin perjuicio de la asistencia prestada por AlicanteStay.

25. Atención a huéspedes

AlicanteStay gestionará las comunicaciones ordinarias con los huéspedes antes, durante y después de su estancia. La atención podrá prestarse mediante:

• Plataformas de reservas.
• Teléfono.
• WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Web.
• Sistemas automatizados.
• Asistentes de inteligencia artificial.

El objetivo será resolver consultas con rapidez, proporcionar información útil sobre el alojamiento y atender las incidencias que puedan producirse.

26. Tecnología e inteligencia artificial

AlicanteStay podrá utilizar herramientas tecnológicas, automatizaciones e inteligencia artificial como apoyo a la gestión. Estas herramientas podrán utilizarse para:

• Atender consultas frecuentes.
• Facilitar información sobre el alojamiento.
• Clasificar incidencias.
• Preparar comunicaciones.
• Analizar reservas.
• Facilitar información al propietario.
• Automatizar tareas administrativas.

Los sistemas automáticos tendrán carácter auxiliar.

Las cuestiones que requieran una decisión excepcional, un compromiso económico relevante, una actuación extraordinaria o una valoración que razonablemente requiera intervención humana serán derivadas a una persona responsable.

27. Daños causados por huéspedes

Cuando se detecten posibles daños causados por huéspedes, AlicanteStay procurará:

• Documentar la incidencia.
• Obtener fotografías y pruebas.
• Comunicarla.
• Tramitar la reclamación disponible.
• Gestionar, cuando corresponda, depósitos, seguros o mecanismos de protección de plataformas.

AlicanteStay no puede garantizar que una reclamación sea finalmente abonada cuando su resolución dependa de un huésped, plataforma, aseguradora o tercero.

28. Responsabilidad y alcance de la gestión

AlicanteStay responderá frente a EL PROPIETARIO por los daños directos que sean consecuencia de una actuación negligente o incumplimiento directamente imputable a AlicanteStay en la prestación de los servicios contratados.

AlicanteStay no responderá de hechos o circunstancias que se encuentren fuera de su control razonable, incluyendo, entre otros:

• Actuaciones de huéspedes.
• Decisiones de plataformas de reserva.
• Fallos de proveedores externos.
• Interrupciones de suministros.
• Problemas de telecomunicaciones.
• Actuaciones de comunidades de propietarios.
• Resoluciones administrativas.
• Fuerza mayor.
• Daños cuyo origen sea anterior a la gestión de AlicanteStay.
• Defectos propios del inmueble o sus instalaciones que no hayan sido causados por AlicanteStay.

Cuando AlicanteStay coordine proveedores externos, estos conservarán la responsabilidad correspondiente por sus propios trabajos, sin perjuicio del deber de AlicanteStay de realizar una selección y coordinación razonables.

Las herramientas automatizadas y de inteligencia artificial utilizadas por AlicanteStay son sistemas auxiliares de apoyo y no excluyen la responsabilidad que legalmente corresponda por la actuación propia de AlicanteStay.

Nada de lo establecido en esta cláusula limitará responsabilidades que legalmente no puedan ser excluidas o limitadas.

29. Obligaciones del propietario

EL PROPIETARIO se compromete a:

• Disponer de título suficiente sobre el inmueble.
• Facilitar información cierta y actualizada.
• Mantener el alojamiento en condiciones adecuadas.
• Mantener operativos los suministros necesarios.
• Disponer de las licencias, registros y autorizaciones que legalmente correspondan.
• Mantener un seguro adecuado.
• Facilitar inventario y documentación relevante.
• Informar sobre circunstancias que afecten al alojamiento.
• Comunicar con antelación sus periodos de uso personal.
• Asumir los gastos propios de la propiedad.
• Facilitar razonablemente las autorizaciones necesarias para la gestión.

30. Protección de datos y privacidad

Los datos personales tratados con motivo de la gestión serán utilizados exclusivamente para las finalidades necesarias para la prestación de los servicios, gestión del alojamiento, reservas, atención a huéspedes, facturación y cumplimiento de obligaciones legales.

AlicanteStay tratará la información de acuerdo con la normativa aplicable en materia de protección de datos.

La información detallada sobre:

• Responsable del tratamiento.
• Finalidades.
• Bases jurídicas.
• Destinatarios.
• Proveedores tecnológicos.
• Periodos de conservación.
• Derechos de los interesados.

se facilitará mediante la correspondiente Política de Privacidad y, cuando resulte necesario, mediante los acuerdos o anexos específicos de protección de datos.

31. Comunicaciones

Las partes podrán utilizar como medios habituales de comunicación:

• Correo electrónico.
• WhatsApp.
• Teléfono.
• Portal del propietario.
• Otros medios electrónicos acordados.

Las comunicaciones relativas a finalización del contrato, modificaciones económicas relevantes o autorizaciones extraordinarias deberán realizarse por un medio que permita dejar constancia de su contenido.

32. Duración del contrato

El contrato tendrá duración indefinida desde la fecha de su firma.

No obstante, los primeros tres (3) meses desde la firma constituyen un periodo de arranque obligatorio, porque durante ese tiempo AlicanteStay realiza el trabajo inicial de alta (portales, fotografías, guías, inventario y puesta en marcha). Durante ese periodo el contrato no podrá finalizarse por voluntad de ninguna de las partes, salvo incumplimiento grave. Transcurrido ese periodo no existe permanencia.

Nuestra intención es que EL PROPIETARIO continúe trabajando con AlicanteStay porque está satisfecho con la gestión, la transparencia y los resultados, y no porque esté vinculado mediante permanencias innecesariamente rígidas.

33. Finalización del contrato

Transcurrido el periodo de arranque de tres (3) meses, cualquiera de las partes podrá finalizar la relación mediante comunicación escrita con una antelación mínima de:

La terminación del contrato no afectará a:

• Reservas ya confirmadas.
• Servicios ya prestados.
• Gastos previamente comprometidos.
• Facturas pendientes.
• Obligaciones generadas durante la vigencia del contrato.

Ambas partes colaborarán para realizar una transición ordenada y causar el menor perjuicio posible al propietario y a los huéspedes.

34. Reservas existentes al finalizar la relación

Las reservas confirmadas antes de la fecha efectiva de terminación deberán ser respetadas.

Las reservas captadas y gestionadas por AlicanteStay durante la vigencia del contrato continuarán generando los honorarios acordados aunque la estancia tenga lugar después de la comunicación de terminación.

Cuando resulte posible y ambas partes estén de acuerdo, podrán establecerse otras fórmulas para gestionar las reservas pendientes.

35. Modificación de condiciones

Cualquier modificación sustancial de los honorarios de AlicanteStay o del alcance principal de los servicios deberá ser comunicada y aceptada por las partes.

Los precios correspondientes a servicios prestados por terceros —como limpieza, lavandería, mantenimiento, técnicos o proveedores— podrán variar cuando cambien sus propios costes.

AlicanteStay procurará informar de aquellas variaciones que puedan tener una incidencia relevante en el propietario.

36. Resolución de diferencias

La relación entre AlicanteStay y EL PROPIETARIO se basa en la colaboración y la comunicación.

Cuando surja una discrepancia, ambas partes procurarán resolverla inicialmente mediante comunicación directa y de buena fe.

El contrato se regirá por la legislación española.

Si no fuera posible alcanzar una solución amistosa, las partes podrán acudir a los juzgados y tribunales que resulten legalmente competentes.