AlicanteStay förvaltningsavtal – mall

1. Avtalets syfte

ÄGAREN uppdrar åt AlicanteStay att sköta den kommersiella och operativa förvaltningen av bostaden.

Tjänsterna kan bland annat omfatta:

• Skapande, publicering och optimering av annonser.
• Marknadsföring av bostaden.
• Hantering av kalendrar och tillgänglighet.
• Bokningshantering.
• Granskning och optimering av priser.
• Kommunikation och support till gäster.
• Samordning av in- och utcheckningar.
• Samordning av städning och tvätt.
• Hantering och uppföljning av incidenter.
• Samordning av underhåll och reparationer.
• Hantering av leverantörer.
• Ekonomisk uppföljning av verksamheten.
• Regelbunden rapportering till ägaren.
• Organisering av dokumentation som rör bostaden.
• Stöd vid vissa administrativa förfaranden.
• Tillgång till AlicanteStays privata ägarportal.

AlicanteStay får använda de tekniska verktyg som bedöms lämpliga för att tillhandahålla tjänsterna, inklusive bokningssystem, channel managers, automatiseringsverktyg, kommunikationslösningar och verktyg för artificiell intelligens.

Detta avtal utgör inte en uthyrning av bostaden till AlicanteStay och innebär inte att äganderätten eller besittningen övergår till AlicanteStay.

2. Hur vi arbetar

AlicanteStay arbetar för och i ÄGARENS intresse.

Vårt huvudsakliga mål är att förenkla förvaltningen av bostaden och sträva efter bästa rimligen uppnåeliga resultat, med hänsyn till:

• bostadens egenskaper;
• dess läge;
• efterfrågan;
• konkurrensen;
• säsongen;
• de olika försäljningskanalerna;
• driftskostnaderna;
• ägarens önskemål.

Förvaltningen ses som ett fortlöpande samarbete.

AlicanteStay kommer att sträva efter att:

• rimligen maximera intäkter och beläggning;
• förbättra bostadens positionering;
• regelbundet analysera priser och efterfrågan;
• identifiera nya försäljningskanaler;
• optimera annonser och kommersiella villkor;
• undvika onödiga kostnader;
• hitta konkurrenskraftiga lösningar för underhåll och leveranser;
• hålla ägaren informerad;
• föreslå förbättringar som kan öka bostadens resultat.

AlicanteStay kan inte garantera en specifik nivå av intäkter, bokningar eller beläggning, eftersom dessa resultat även beror på externa faktorer och marknadsutvecklingen.

3. Regelbunden utvärdering av bostaden

AlicanteStay kommer att genomföra en regelbunden utvärdering av bostadens resultat, normalt månadsvis.

Analysen kan bland annat omfatta:

• mottagna bokningar;
• beläggning;
• genomsnittspris;
• intäkter;
• vistelsens längd;
• de olika portalernas resultat;
• perioder med hög och låg efterfrågan;
• konkurrens;
• möjliga nya försäljningskanaler;
• driftskostnader;
• möjliga förbättringar av bostaden.

Strategin kan justeras successivt utifrån de resultat som uppnås.

Varje bostad förvaltas med hänsyn till sina egna egenskaper. En studio, en familjelägenhet, en premiumbostad eller ett stort hus kan kräva helt olika tillvägagångssätt.

4. Marknadsföring av bostaden

ÄGAREN ger AlicanteStay fullmakt att marknadsföra bostaden genom de kanaler som bedöms lämpliga.

Dessa kan bland annat omfatta: Booking.com, Airbnb, Vrbo, Agoda, andra specialiserade plattformar, AlicanteStays webbplats och system för direktbokning.

AlicanteStay får utvärdera och lägga till ytterligare nationella eller internationella kanaler om detta kan bidra till fler bokningar eller bättre resultat.

Målet är att uppnå bredast möjliga rimliga närvaro för bostaden på de kanaler som passar den.

5. Prisstrategi

ÄGAREN ger AlicanteStay fullmakt att hantera och justera bostadens priser enligt kommersiella kriterier.

Bland annat kan följande beaktas:

• säsong;
• efterfrågan;
• beläggning;
• veckodag;
• bokningens förhandstid;
• vistelsens längd;
• evenemang;
• priser för jämförbara bostäder;
• bostadens egenskaper;
• historiska bokningsdata.

Vid behov kan system för dynamisk prissättning och kampanjer användas.

Målet är att hitta den bästa balansen mellan pris, beläggning och intäkter.

6. AlicanteStays arvode

För de ordinarie förvaltningstjänsterna kommer AlicanteStay att erhålla ett arvode motsvarande:

på boendets bruttobelopp för varje bokning som förvaltas av AlicanteStay, före avdrag för de provisioner som tas ut av Booking.com, Airbnb eller andra försäljningskanaler.

Om inget annat avtalats ingår följande inte i beräkningsunderlaget för de 14 %:

• städning;
• tvätt;
• depositioner eller säkerheter;
• skatter och avgifter;
• extraordinära tjänster;
• andra belopp som debiteras gästen separat och som inte utgör en del av boendepriset.

Bokningar som avbokas och faktiskt återbetalas genererar ingen provision på de belopp som faktiskt återbetalats till gästen.

7. Direkt mottagande av bokningsintäkter

En av AlicanteStays principer är att ÄGAREN ska ha så stor kontroll som möjligt över de intäkter som bostaden genererar.

Därför kommer plattformarna, om inte ägaren anger annat eller det inte är tekniskt möjligt på den aktuella kanalen, att konfigureras så att bokningsbeloppen betalas ut direkt till det konto som ÄGAREN har angett.

På så sätt:

• tar ÄGAREN emot bostadens intäkter direkt;
• behöver AlicanteStay inte ta emot dessa medel i förväg;
• hålls ägarens intäkter och AlicanteStays arvode tydligt åtskilda;
• får ÄGAREN en enklare spårbarhet av sin verksamhet.

Om en plattform, betaltjänst eller annan operatör kräver ett annat betalningsförfarande kommer AlicanteStay att informera ägaren och, i den mån det är möjligt, bibehålla samma grad av transparens.

8. Fakturering och betalning till AlicanteStay

AlicanteStay kommer regelbundet att fakturera för sina tjänster.

Om inte annan tidsfrist anges i de särskilda villkoren måste ÄGAREN betala varje faktura senast inom:

Vid en förfallen och obetald faktura kan AlicanteStay kräva betalning.

Om skulden kvarstår efter en betalningspåminnelse kan AlicanteStay stänga av icke väsentliga tjänster eller säga upp avtalet, utan att detta påverkar redan bekräftade bokningar och åtaganden gentemot gäster.

Dröjsmålsränta och andra följder av utebliven betalning ska följa tillämplig lagstiftning.

9. Utgifter och ekonomiska underlag

När AlicanteStay ordnar utgifter som rör bostaden kommer man att sträva efter att ge ÄGAREN motsvarande faktura, kvitto eller annat underlag.

Utgifter kan bland annat omfatta:

• städning;
• tvätt;
• reparationer;
• underhåll;
• inköp;
• utbyte av inventarier;
• produkter;
• förbrukningsvaror;
• professionella tjänster;
• andra utgifter kopplade till bostaden.

Målet är att ÄGAREN ska kunna behålla en god spårbarhet av intäkter och utgifter samt ha den dokumentation som krävs för bokföring och skattemässiga skyldigheter.

Om en viss utgift är avdragsgill beror på ägarens individuella förhållanden, tillämpliga skatteregler och att motsvarande krav uppfylls.

10. Ägarportal

AlicanteStay ger ÄGAREN tillgång till en privat portal, i enlighet med de funktioner som är tillgängliga vid varje given tidpunkt.

Där kan ägaren successivt se information om sin bostad, bland annat:

• kalender;
• bokningar;
• kommande ankomster;
• beläggning;
• intäkter;
• utgifter;
• AlicanteStays arvode;
• underhåll;
• inköp;
• incidenter;
• dokumentation;
• ekonomisk information;
• utvecklingen av bostadens resultat.

Viss information kan inledningsvis visas som preliminär tills den slutligt bekräftats av plattformar, banker, leverantörer eller externa system.

Syftet med ägarportalen är att ge ägaren en tydlig och transparent överblick över allt som händer med bostaden.

11. Regelbunden ekonomisk information

Normalt varje månad kommer AlicanteStay att ge ägaren information om bostadens ekonomiska resultat. Den kan omfatta:

Intäkter

• bokningar;
• andra intäkter kopplade till bostaden.

Utgifter

• plattformsprovisioner;
• AlicanteStays arvode;
• underhåll;
• reparationer;
• inköp;
• utbyten;
• andra kostnader.

Om ÄGAREN har tagit emot bokningsintäkterna direkt utgör detta dokument en ekonomisk verksamhetssammanställning och inte en redovisning av medel som innehas av AlicanteStay.

12. Städning

Priset för städning beror på egenskaperna hos respektive bostad.

En liten studio och ett stort hus med flera sovrum, badrum och hög kapacitet kräver objektivt sett olika mängder arbete.

Priset kan bland annat bero på:

• ytan;
• antalet sovrum;
• antalet badrum;
• kapaciteten;
• terrasser och utomhusytor;
• bostadens särdrag;
• den arbetstid som krävs.

Som en första riktlinje kan en enkel städning kosta från cirka:

Detta belopp är enbart vägledande och utgör inte en fast taxa.

När det är kommersiellt möjligt kan städkostnaden inkluderas i de belopp som debiteras gästen vid bokningen.

13. Tvätt

Tvätttjänsten beror på mängden linne som används under respektive vistelse.

Kostnaden beräknas vanligtvis utifrån vikten eller volymen på den tvätt som behandlas.

Enbart som vägledning:

• vistelse för cirka två personer: från cirka 25 €;
• familjevistelse för cirka fyra personer, inklusive sänglinne och handdukar: cirka 30 €.

Den faktiska kostnaden beror på antalet gäster, antal sängar som används, typ och mängd linne samt gällande priser hos tvättleverantören.

14. Välkomstpaket

AlicanteStay kommer att sträva efter att erbjuda gästerna ett litet välkomstpaket. Det kan innehålla:

• vatten;
• kaffe;
• grundläggande rengöringsprodukter;
• duschgel;
• schampo;
• sköljmedel;
• andra grundläggande produkter.

Innehållet kan variera beroende på bostaden och vistelsens behov.

Kostnaden för dessa produkter kan betraktas som en ordinarie driftskostnad för bostaden.

15. Inköp, inredning och utbyten

På ÄGARENS begäran, eller när det rimligen krävs för att bostaden ska fungera korrekt, kan AlicanteStay ordna inköp eller utbyten. I synnerhet:

• porslin och köksredskap;
• sänglinne;
• handdukar;
• kuddar;
• hushållsartiklar;
• rengöringsprodukter;
• förbrukningsvaror;
• mindre utrustning;
• artiklar avsedda för gäster.

AlicanteStay kommer att sträva efter ett bra förhållande mellan kvalitet och pris och undvika onödiga utgifter.

Utgifter som görs för ägarens räkning kommer att dokumenteras vederbörligen.

16. Inventering av bostaden

ÄGAREN ska förse AlicanteStay med en inledande inventering av bostaden och dess huvudsakliga inventarier. Den kan omfatta:

• möbler;
• vitvaror;
• porslin;
• textilier;
• utrustning;
• elektroniska apparater;
• nycklar;
• fjärrkontroller;
• passersystem;
• annan relevant egendom.

AlicanteStay kan komplettera inventeringen med fotografier, anteckningar och senare uppdateringar.

17. Underhåll och incidenter

Ett av AlicanteStays mål är att hålla underhållskostnaderna så låga som rimligen möjligt.

Om möjligt kommer AlicanteStay att försöka lösa en incident på det enklaste sättet innan mer kostsamma åtgärder beställs.

Vid behov kan AlicanteStay samordna tekniker, yrkesverksamma och leverantörer.

Ordinarie underhållskostnader för bostaden bärs av ägaren, om de inte kan ersättas av en gäst, en plattform, ett försäkringsbolag eller en tredje part.

För icke-brådskande arbeten med en kostnad över:

kommer AlicanteStay i förväg att begära ägarens godkännande.

Förhandsgodkännande krävs inte när det är nödvändigt att agera skyndsamt för att:

• skydda människor;
• förhindra större skador på bostaden;
• lösa en situation som rimligen hindrar en gästs vistelse;
• hantera en nödsituation.

I sådana fall kommer AlicanteStay att informera ägaren så snart som möjligt.

18. Ägarens användning av bostaden

ÄGAREN får boka bostaden för eget bruk, för familjemedlemmar, vänner eller annat ändamål som ägaren finner lämpligt.

Ägaren måste då meddela AlicanteStay vilka datum som ska blockeras så tidigt som möjligt.

När meddelandet mottagits kommer AlicanteStay att blockera dessa datum i försäljningskalendrarna.

ÄGAREN bör beakta att datum för vilka det redan finns en bekräftad bokning inte kommer att vara tillgängliga för personligt bruk, såvida inte bokningen kan avbokas enligt sina tillämpliga villkor.

19. Redan bekräftade bokningar

Bokningar som gjorts via Booking.com, Airbnb eller andra plattformar omfattas av respektive operatörs villkor.

Att avboka en bekräftad bokning kan:

• vara otillåtet;
• kräva plattformens medverkan;
• medföra avgifter;
• kräva ombokning eller kompensation till gästen;
• påverka bostadens ranking;
• medföra kostnader;
• få konsekvenser för kontot eller annonsen.

AlicanteStay kan därför inte garantera att en bekräftad bokning avbokas på ägarens begäran.

I undantagsfall kommer AlicanteStay att vidta rimliga åtgärder gentemot den aktuella operatören.

20. Bokningar som erhålls direkt av ägaren

ÄGAREN får skaffa bokningar på egen hand, förutsatt att befintlig tillgänglighet respekteras och att bokningarna omedelbart meddelas för att inkluderas i kalendern.

Om en bokning erhålls direkt av ÄGAREN och inte kräver AlicanteStays förvaltningstjänster, utgår inte den ordinarie provisionen på 14 %.

Om ÄGAREN ber AlicanteStay att helt eller delvis sköta en sådan bokning – inklusive kommunikation med gästen, samordning av in- och utcheckning, incidenter, städning eller andra tjänster – kan motsvarande ekonomiska villkor avtalas separat.

21. Centraliserad kalender

För att undvika dubbelbokningar måste alla bokningar, blockeringar och perioder av personligt bruk av bostaden återspeglas i den kalender som förvaltas av AlicanteStay.

ÄGAREN får inte direkt boka datum som redan visas som bokade.

22. Byte från en annan förvaltare

Om bostaden för närvarande förvaltas av ett annat företag, en annan yrkesperson eller byrå, kan AlicanteStay ta hand om att organisera övergången.

Målet är att göra bytet så enkelt som möjligt och kräva minsta möjliga ansträngning från ägaren.

ÄGAREN ska tillhandahålla de uppgifter, den åtkomst och den dokumentation som finns tillgänglig.

AlicanteStay kan bland annat ta hand om att:

• samla in och organisera information;
• granska befintliga bokningar;
• ställa in kalendrar;
• förbereda eller uppdatera annonser;
• konfigurera förvaltningssystem;
• analysera priser och tillgänglighet;
• samordna operativa tjänster;
• överföra data när det är tekniskt möjligt;
• organisera bytet av förvaltare.

AlicanteStay ansvarar inte för begränsningar som tidigare förvaltare, plattformar eller tredje parter ålägger avseende överföring av konton, annonser, fotografier, recensioner, bokningar eller information.

23. Tillstånd, godkännanden och administrativa förfaranden

När ÄGAREN behöver det kan AlicanteStay bistå med stöd vid förfaranden som rör bostaden. Detta kan bland annat omfatta:

• tillstånd;
• register;
• registreringar;
• administrativa meddelanden;
• inlämning av dokumentation;
• ändringar av ägande eller uppgifter;
• samordning med tekniker;
• andra förfaranden kopplade till verksamheten.

När en åtgärd kräver medverkan av arkitekter, ingenjörer, jurister, administrativa rådgivare eller andra yrkesverksamma, kan AlicanteStay hjälpa till att samordna dessa tjänster.

Statliga avgifter, professionella arvoden och andra externa kostnader betalas av ägaren.

Extraordinära tjänster som går utöver den ordinarie förvaltningen kan offereras separat.

24. Registrering av gäster

AlicanteStay kan hjälpa ägaren att uppfylla skyldigheter avseende registrering och överföring av gästuppgifter till behöriga myndigheter.

Specialiserad programvara och relevanta officiella myndighetssystem kan användas för detta ändamål.

AlicanteStay kan hjälpa till att:

• konfigurera systemet;
• organisera datainsamlingen;
• integrera verktyg för online-incheckning;
• genomföra eller underlätta nödvändig dataöverföring;
• lösa administrativa problem relaterade till förfarandet.

Om det rättsliga ansvaret åligger bostadens ägare eller den registrerade verksamhetsutövaren, kvarstår det rättsliga ansvaret hos denna person, oavsett det stöd som AlicanteStay tillhandahåller.

25. Gästsupport

AlicanteStay kommer att sköta den löpande kommunikationen med gäster före, under och efter deras vistelse. Detta kan ske via:

• bokningsplattformar;
• telefon;
• WhatsApp;
• e-post;
• webbplatsen;
• automatiserade system;
• assistenter baserade på artificiell intelligens.

Målet är att snabbt besvara frågor, ge användbar information om bostaden och effektivt hantera de incidenter som kan uppstå.

26. Teknik och artificiell intelligens

AlicanteStay får använda teknologiska lösningar, automatisering och artificiell intelligens som stödverktyg för förvaltningen. De kan användas för att:

• besvara vanliga frågor;
• tillhandahålla information om bostaden;
• klassificera incidenter;
• förbereda kommunikation;
• analysera bokningar;
• informera ägaren;
• automatisera administrativa uppgifter.

Automatiserade system har en stödjande karaktär.

Frågor som kräver ett exceptionellt beslut, ett betydande ekonomiskt åtagande, en ovanlig åtgärd eller en mänsklig bedömning kommer att hänvisas till en ansvarig person.

27. Skador orsakade av gäster

Om möjlig skada orsakad av en gäst upptäcks kommer AlicanteStay att sträva efter att:

• dokumentera incidenten;
• ta foton och samla in bevis;
• anmäla den;
• inleda det tillgängliga ersättningsförfarandet;
• i förekommande fall använda deposition, försäkring eller plattformars skyddsmekanismer.

AlicanteStay kan inte garantera att en ersättning slutligen betalas ut när beslutet beror på en gäst, en plattform, ett försäkringsbolag eller annan tredje part.

28. Ansvar och förvaltningens omfattning

AlicanteStay ansvarar gentemot ÄGAREN för direkta skador som är en följd av vårdslöst agerande eller ett åsidosättande som direkt kan tillskrivas AlicanteStay vid tillhandahållandet av de avtalade tjänsterna.

AlicanteStay ansvarar inte för händelser eller omständigheter som ligger utanför dess rimliga kontroll, inklusive bland annat:

• gästers agerande;
• bokningsplattformars beslut;
• fel hos externa leverantörer;
• avbrott i el, vatten eller andra tjänster;
• telekommunikationsproblem;
• samfällighetsföreningars beslut;
• administrativa beslut;
• force majeure;
• skador som uppstått innan AlicanteStays förvaltning inleddes;
• brister i bostaden eller dess installationer som inte orsakats av AlicanteStay.

När AlicanteStay samordnar externa leverantörer behåller respektive leverantör ansvaret för sitt eget arbete, utan att detta påverkar AlicanteStays skyldighet att göra ett rimligt urval och samordning.

De automatiserade verktyg och den artificiella intelligens som AlicanteStay använder är stödjande system och utesluter inte det ansvar som lagligen kan åläggas AlicanteStay för dess egna handlingar.

Inget i denna bestämmelse begränsar ansvar som enligt lag inte kan uteslutas eller begränsas.

29. Ägarens skyldigheter

ÄGAREN förbinder sig att:

• ha tillräcklig rätt till bostaden;
• lämna sanningsenlig och uppdaterad information;
• hålla bostaden i lämpligt skick;
• hålla nödvändiga försörjningstjänster i funktion;
• ha de tillstånd, registreringar och godkännanden som lagligen krävs;
• ha en lämplig försäkring;
• tillhandahålla inventering och relevant dokumentation;
• informera om omständigheter som påverkar bostaden;
• i förväg meddela perioder av personligt bruk;
• bära kostnader kopplade till sin egendom;
• rimligen tillhandahålla de godkännanden som krävs för förvaltningen.

30. Dataskydd och integritet

Personuppgifter som behandlas i samband med förvaltningen kommer endast att användas för de ändamål som krävs för att tillhandahålla tjänsterna, förvalta bostaden, hantera bokningar, ge gästsupport, fakturera och uppfylla lagstadgade skyldigheter.

AlicanteStay kommer att behandla informationen i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Detaljerad information om:

• den personuppgiftsansvarige;
• ändamålen;
• de rättsliga grunderna;
• mottagarna;
• teknikleverantörerna;
• lagringstiderna;
• de registrerades rättigheter

kommer att tillhandahållas genom motsvarande integritetspolicy och, vid behov, genom särskilda avtal eller bilagor om dataskydd.

31. Kommunikation

Parterna får använda följande som vanliga kommunikationsmedel:

• e-post;
• WhatsApp;
• telefon;
• ägarportalen;
• andra överenskomna elektroniska medel.

Meddelanden om uppsägning av avtalet, väsentliga ekonomiska ändringar eller extraordinära godkännanden ska göras på ett sätt som gör det möjligt att dokumentera innehållet.

32. Avtalstid

Avtalet gäller tills vidare från och med undertecknandet.

Vår avsikt är att ÄGAREN ska fortsätta samarbeta med AlicanteStay för att man är nöjd med förvaltningen, transparensen och resultaten, och inte på grund av onödigt stela bindningar.

33. Uppsägning av avtalet

Endera parten får avsluta förhållandet genom skriftligt meddelande med en minsta uppsägningstid på:

Avtalets upphörande påverkar inte:

• redan bekräftade bokningar;
• redan tillhandahållna tjänster;
• tidigare ingångna utgifter;
• obetalda fakturor;
• skyldigheter som uppstått under avtalstiden.

Båda parter kommer att samarbeta för att genomföra en ordnad övergång och orsaka minsta möjliga olägenhet för ägaren och gästerna.

34. Bokningar som finns kvar när förhållandet upphör

Bokningar som bekräftats före det datum då uppsägningen träder i kraft ska respekteras.

Bokningar som erhållits och förvaltats av AlicanteStay under avtalstiden fortsätter att generera det avtalade arvodet även om vistelsen äger rum efter att uppsägningen meddelats.

Om det är möjligt och båda parter är överens kan andra lösningar fastställas för hanteringen av utestående bokningar.

35. Ändring av villkor

Varje väsentlig ändring av AlicanteStays arvode eller av tjänsternas huvudsakliga omfattning ska meddelas till och godkännas av parterna.

Priser för tjänster som tillhandahålls av tredje part – såsom städning, tvätt, underhåll, tekniker eller leverantörer – kan ändras när deras egna kostnader ändras.

AlicanteStay kommer att sträva efter att informera ägaren om förändringar som kan ha en betydande inverkan på denne.

36. Tvistlösning

Förhållandet mellan AlicanteStay och ÄGAREN bygger på samarbete och kommunikation.

Vid en meningsskiljaktighet kommer båda parter först att försöka lösa den genom direkt och god tro-baserad kommunikation.

Avtalet regleras av spansk lag.

Om en frivillig lösning inte kan nås, får parterna vända sig till behöriga domstolar och myndigheter.